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- 2008.11.14 아웃룩 플래그를 이용한 업무 관리 2
나의 주된 업무 수단은 전화와 이메일이고, 개발 도구는 워드와 파워포인트(-_-)이다.
업무 흐름이 이메일을 중심으로 진행되기 때문에, todo list를 별도로 관리하는 건 오히려 비효율적인 경우가 많다. 그래서 최근에는 아웃룩의 플래그 기능을 이용하여 업무 진행을 관리하는데, 제법 효과가 좋아서 공유해 본다.
이메일을 처리하는 방식은 GTD의 그것과 크게 다르지 않다.
정기적으로 메일을 체크해서 다음과 같이 업무를 처리한다.
- 2분 내에 처리할 수 있는 일이면 바로 처리한다.
- 2분 이상의 시간이 소요되는 작업이면 중요도에 따라 급한일/할일의 플래그를 마킹한다.
- 위임을 하거나 답장을 기다리는 상태라면 대기중 플래그를 마킹한다.
- 오픈 이슈이거나 조만간 참조할 필요가 있을 것으로 판단되면 이슈 플래그를 마킹한다.
이제 남은 일은 '추가 작업' 폴더를 열고 급한일/할일에 있는 업무들을 하나씩 처리하고 완료 플래그를 달아주는 것 뿐이다.
퇴근시 받은 메일을 적당한 폴더로 옮겨서 받은 편지함을 비우면 머릿속도 함께 비워지는 느낌이 든다.
플래그에 기한을 설정해서 관리할 수도 있겠지만, 이런 건 플래너의 일정에 적어두는 편이 나아서 개인적으로는 선호하지 않는다. 이보다는 단축키를 지정하는 편이 훨씬 효율적이라고 생각하는데, 설정 방법은 링크를 참조하면 된다.
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