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구글 캘린더를 이용한 회의록 및 연락처 관리
2007. 10. 22. 15:12 in IT
특별히 중요하지는 않은데 회의록이나 명함을 어떻게 관리해야 할지 애매한 때가 종종 있다. 내가 영업 담당도 아니고, 참여 여부도 불분명한 이슈가 논의된 자리에서는, 당장 받아쥔 수많은 명함을 어떻게 처치해야 할지 곤란하다. 명함 뒷편에 회의 주제와 날짜, 담당 등을 메모해보기도 했는데, 필요할
때 찾기가 쉽지 않고, 그렇다고 주소록에 관리하자니 불필요한 정보만 쌓여 방해만 될 뿐이었다. 회의록도 마찬가지라서,
중요치 않은 회의를 별도로 정리하는 게 불필요하거나 다른 중요한 회의와 섞여서 관리의 어려움만 가중시키기 십상이다.
이에 대한 해법으로 최근에는 구글 캘린더를 이용하고 있다.
방법은 매우 간단해서, 이벤트 입력시 설명(Description) 란에 회의 내용이나 건네 받은 명함 정보를 적어두는 것이다. 구글의 막강한 검색 기능을 이용해 캘린더별, 기간별로 옵션을 줄 수도 있으므로 원하는 정보를 찾는 것도 어렵지 않다. GMail의 기본 철학인 "Archive, don't delete"나 "Greate search, less filing"에 부합하는 방식이라고도 볼 수 있겠다.
구글 캘린더 내 [설명]
이제까지 이러한 정보의 관리를 위해 아웃룩의 일정관리, 메모장의 폴더, 구글 닥스/놋북, GMail 등등 다양한 방법을 시도해
봤지만, 아직까지 마음에 드는 솔루션을 찾지는 못했었다. 대다수가 쓸모없는 내용을 매번 적어 두기에는 너무 무겁거나
번거롭기 십상이었다. 애초에 아웃룩의 일정 관리를 이용해서 회의록 및 명함 정보를 적어두려 했지만, 아웃룩의 취약한 검색 기능과 사내 보안정책 때문에 실무에의 적용은 어려움이 많았다. 스프링노트가 접근성 쪽으로는 그나마 가장 좋은
솔루션이었는데, 폴더 관리나 에디터 사용성이 업무 성격에 비해 너무 무겁고 불편했다. 비유하자면, 엑셀로 일반 문서를 만드는 것처럼
맞지 않는 옷을 억지로 입는 느낌이랄까.
참고로 내가 현재 사용하는 PIMS는 블랙잭과 프랭클린
플래너다. 일정은 구글 캘린더, 할일 목록은 OmniFocus, 주소록은 맥주소록을 사용하며, 블랙잭에 싱크시켜 사용한다.
프랭클린 플래너는 오히려 보조 도구에 가깝다. 애초에 구글 캘린더를 주된 스케줄러로 이용해 왔으므로 [설명] 항목을
추가해서 관리하는 것은 어려운 일이 아니었던 반면, 잡다한 명함과 회의 부담은 확 줄일 수 있었다.
어찌 보면 사소한 팁일 수도 있지만, 그에 따른 생산성 향상이나 부담의 감소는 확연하다. 향후 map 연동의 국내에서도 쓸만해 진다거나 gears의 지원이 추가된다면, 나의 정보 관리 패턴은 구글 캘린더에 보다 확실하게 lock-in 될 것이다.
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